Askı, Geri Çekme, Kapsam Daraltma Prosedürü

Revizyon Bilgileri

Bölüm No.	Revizyon Tarihi	Rev. No.	Revizyon Açıklaması
-	10.02.2020	0	İlk Yayın.
4.1	10.01.2022	01	Belgelendirmenin Askıya Alınması ile ilgili bir takım değişiklikler.
4.1 4.4	25.12.2023	02	- Müşteri firmanın belgesinin askıya alma veya geri çekme süreçleri için veya talepleri için işletilecek süreçlerin tanımlanması - FR.1059 Helal Belgelendirme Askıya Alma Kapsam Daraltma Geri çekme Formu - FR.1060 Helal Belgelendirme Müşteri Firma Askıya Alma Kapsam DaraltmaGeri çekme Talep Formularının eklenmesi

1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı; belgelendirmenin askıya alınması, geri çekilmesi veya kapsamının daraltılması ile ilgili uygulanacak yöntem ve sorumlulukları belirlemektir.

2. TANIMLAR

Belgelendirme Komitesi: Genel Müdür tarafından atanan komitedir. Denetimler ile ilgili raporları değerlendirerek belgelendirme ile ilgili tüm kararları almaya yetkilidir.

3. İLGİLİ DOKüMANLAR ve REFERANSLAR

-FR.1059 Helal Belgelendirme Askıya Alma Kapsam Daraltma Geri çekme Formu

-FR.1060 Helal Belgelendirme Müşteri Firma Askıya AlmaKapsam DaraltmaGeri çekme Talep Formu

4. UYGULAMA
   • Belgelendirmenin Askıya Alınması

Belgelendirme, aşağıdaki şartların oluşması durumunda, (6) altı ayı aşmamak kaydı ile askıya alınır:

• Denetimler esnasında tespit edilen ve belirlenmiş süre içerisinde giderilmemiş uygunsuzluklar bulunması,
• Müşteri kuruluşun belgelendirilmiş yönetim sisteminin, sürekli ya da ciddi olarak, yönetim sistemi etkinliği şartlarını da içeren belgelendirme şartlarını karşılayamaması,
• Belgelendirilmiş müşteri kuruluşunun mücbir sebepler(yangın, doğal afet vb) dışında gözetim veya yeniden belgelendirme denetimlerinin gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi,
• Belgelendirilmiş müşteri kuruluşun gönüllü olarak geçici askıya alma talebinde bulunması,
• Belgelendirilmeye konu olan ürünlerde gerçekleştirilmiş önemli değişikliklerin MEYEM’e bildirilmemesi,
• Belgelendirme kurallarına uyulmaması
• Belge ve markasının yanlış kullanımı,
• Mali sorumlulukların yerine getirilmemesi
• Belgelendirilmiş faaliyet ya da ürünleri ile ilgili kendisine veya MEYEM’e yapılanşikâyetler ile ilgili gerekli faaliyetleri gerçekleştirmemiş olmak. (Müşteri kuruluş ile ilgili belgelendirmeyi etkileyen bir şikayet MEYEM’e ulaştığında 3 gün içerisinde yazılı olarak veya mail ortamında müşteri kuruluşa bildirilir.)

Uygunsuzlukların zamanında kapatılmaması, gözetim denetimini kabul etmeme ve mali yükümlülükleri yerine getirmeme, müşteri kuruluşun gönüllü olarak geçici askıya alma talebi gibi teknik değerlendirme gerekmeyen tüm durumlarda askı kararı komitenin toplanmasına gerek kalmadan alınır. Müşteri firma kendi talep etmesi durumunda FR.1060 Helal Belgelendirme Müşteri Firma Askıya Alma Kapsam DaraltmaGeri çekme Talep Formu ile başvuruda bulunur. Meyem tarafından FR.1059 Helal Belgelendirme Askıya Alma Kapsam Daraltma Geri çekme Formu doldurularak müşteri dosyasına ilgili karar eklenir ve askıya alma süreci başlatılır.

Denetimler sonucunda belgelendirmenin askıya alınmasının önerilmesi durumunda, askıya alma kararı, Belgelendirme Komitesi tarafından alınır. Belgelendirmenin askıya alındığı, ilgili müşteri kuruluşa, kararın alınmasını takiben 1 hafta içerisinde, Belgelendirme Müdürü tarafından, yazılı olarak bildirilir.

Diğer durumlarda belgelendirmenin askıya alınması kararı, Belgelendirme Müdürü tarafından alınır. Belgelendirmenin askıya alındığı, ilgili müşteri kuruluşa kararın alınmasını takiben 1 hafta içerisinde, Belgelendirme Müdürü tarafından, yazılı olarak bildirilir.

Askıya almada, müşteri kuruluşun yönetim sistemi sertifikası geçici olarak geçersizdir. MEYEM, askıya alma durumunda, müşteri kuruluşun, belgelendirmenin tanıtımını/reklamını yapmamasını, yapılan sözleşme ile güvence altına almıştır.

Müşteri kuruluşun buna uymadığının tespit edildiği durumlarda, yazılı bir uyarı yapılır ve gerekirse yasal tedbirler alınır. MEYEM, askıya almanın web’ de veya basın organlarında yayımlanması dahil olmak üzere uygun saydığı diğer bütün tedbirleri alabilir.

Yetkisi askıya alınan kuruluşun görev ve sorumlulukları:

Müşteri Kuruluş Askıya alma, kapsam daraltma veya geri çekme kararının bildirim teyidinin alındığı tarihten itibaren, teyit alınamaması durumunda ise ilgili askıya alma kapsam daraltma veya geri çekme kararı, Helal Meyem tarafından Müşteri kuruluşa mail adresine e posta bildirilir. Müşteri kuruluş gönderim tarihinden itbaren üç (3) iş günü sonrasında aşağıdaki yükümlülükleri yerine getirir:

Belgenin askıya alınması kapsamının daraltılması ya da geri çekilmesi durumunda firmanın adı, belgesi askıya alınan ya da iptal edilen firmalar listesine aktarılır. Firma belgenin askıya alındığı tarihten itibaren belge, marka ve/veya Helal işareti kullanımını durdurmakla yükümlüdür. Firmanın belgesi askıda kaldığı süre içerisinde firma tarafından kullanılamaz.

• Belgelendirmenin Kapsamının Daraltılması

MEYEM tarafından verilen süre içerisinde, askıya almaya sebep olan sorunların çözümlenememesi durumunda, belgelendirme geri çekilir veya uygun kapsam daraltma yapılır.

Müşteri kuruluşun, belgelendirme kapsamının bir kısmı için, belgelendirme şartlarını sürekli ya da ciddi olarak yerine getirmemesi durumunda MEYEM, müşteri kuruluşun belgelendirme kapsamını, şartları karşılanmayan kısmı dışarıda tutacak şekilde daraltabilir. Böyle bir daraltmada, belgelendirme için kullanılan standardın şartlarıyla uyum dikkate alınır.

• Belgelendirmenin Askı Halinin Kaldırılması

Belgelendirmesi askıya alınan müşteri kuruluşlar, askıya alma gerekçelerinin ortadan kaldırıldığını yazılı olarak MEYEM’e bildirmeleri durumunda, askıya alma işlemi kaldırılır.

Belgelendirmesi askıya alınan müşteri kuruluş, askıya alma gerekçelerinin ortadan kaldırıldığını yazılı olarak MEYEM’e bildirmesi durumunda, askıya alma gerekçesinin ortadan kaldırıldığının teyidi amacı (saha denetimi gerekliliği belirlendi ise) ile MEYEM tarafından bir denetim gerçekleştirilir.

Denetim sonunda, uygunluğu doğrulanan müşteri kuruluşun belgelendirmenin askı hali kaldırılır.

Askıya alma gerekçelerinin ortadan kaldırılmadığı durumda, belgelendirmenin geri çekilmesi veya uygun kapsam daraltma yoluna gidilir.

Belgelendirmenin askı halinin kaldırılması, kararın alınmasını takiben, 1 hafta içerisinde, müşteri kuruluşa yazılı olarak bildirilir.

• Belgelendirmenin Geri çekilmesi

Belgelendirme aşağıdaki durumlarda geri çekilir:

• Müşteri kuruluşun kapanması, iflası,
• Müşteri kuruluşun belgelendirme kapsamındaki ürün üretimi/hizmet sunumunu durdurması,
• Müşteri kuruluşun askıya alma şartlarını kabul etmemesi,
• Müşteri kuruluşun askıya alma gerekçelerini ortadan kaldırmaması,
• Müşteri kuruluşun, askı süresi sonunda takip denetimi yapılması için teyit vermemesi,
• Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen takip denetimlerinde, belirlenen uygunsuzlukların öngörülen sürelerde kapatılmaması,
• Müşteri kuruluşun sertifikayı, belgelendirme kapsamından farklı alanlarda, yanıltıcı ve/veya haksız kullanması,
• Müşteri kuruluşun sertifikada belirtilen adresinde bulunamaması,
• Müşteri kuruluşun sertifika ve ekleri üzerinde tahrifat yapması,
• Müşteri kuruluşun gözetim denetimini kabul etmemesi,
• Belgelendirilmiş müşteri kuruluşun helal belgelendirme kapsamındaki bir ürünü ile ilgili resmi makamlar tarafından verilen bir taklit/tağşiş kararının kamuoyuna duyurulması.

Müşteri kuruluşun belgelendirmesi, askıya alındıktan sonra (6) altı ay içerisinde takip denetim için başvurusu olmamışsa Belgelendirme Müdürü kararı ile belgelendirmesi geri çekilir.

Müşteri kuruluş belgenin kendisi tarafından geri çekilmesini talep etmesi durumunda FR.1060 Helal Belgelendirme Müşteri Firma Askıya Alma Kapsam DaraltmaGeri çekme Talep Formu ile başvuruda bulunur. Meyem tarafından FR.1059 Helal Belgelendirme Askıya Alma Kapsam Daraltma Geri çekme Formu doldurularak müşteri dosyasına ilgili karar eklenir ve geri çekme veya kapsam daraltma süreci başlatılır.

Belgelendirmenin geri çekilmesi durumunda, müşteri kuruluşun aşağıda belirtilen ve sözleşme ile güvence altına alınan yükümlülüklerini yerine getirmesi gereklidir:

• MEYEM sertifika ve logosunun kullanımının durdurulması,
• Geri çekilen belgelendirme kapsamındaki her tür haktan vazgeçilmesi,
• ödenmemiş belgelendirme veya denetim ücretlerinin ödenmesi.

Eğer, bir veya daha fazla yönetim sistem standard(lar)ı belgelendirmesi geçici olarak askıya alma, daraltma veya geri çekmeye konu olmuş ise, MEYEM diğer yönetim sistem standard(lar)ının belgelendirmeye etkisini araştırır. Araştırma sonucunda, diğer yönetim sistem standard(lar)ı belgelendirmesini de geçici olarak askıya alma, daraltma veya geri çekme kararı verebilir.

• Helal Belgelendirmenin Askıya Alınması, Geri çekilmesi Veya Kapsamının Daraltılması Sonrasında;

MEYEM, müşteri talebi ile belgelendirmenin askıya alınması veya geri çekilmesi kararını alırsa; ürünün belgesinin devam ettiği yönündehiçbir emare olmamasını sağlar. Resmi belgelendirme dokümanlarında, kamuya açık bilgilerde,helal sertifika ve logosunun kullanımı için verilen yetkiyi durdurur.

MEYEM, Askıya alma sonrası belgelendirmenin eski durumuna getirilmesi durumunda ürünün belgesinin devam etmekte olduğu yönünde uygun tüm gösterimlerin mevcudiyetinisağlamak amacıyla resmi belgelendirme dokümanlarında, kamuya açık bilgilerde, işaretlerin kullanımı için verilen izinler vb.’de gerekli tüm değişiklikleri yapar.

Yine müşteri talebi ile belgelendirmenin kapsamını daraltırsa, belgelendirme programında belirtilen tedbirleri alır ve daraltılmışbelgelendirme kapsamının müşteriye açıkça bildirilmesini sağlar. Belgelendirme dokümantasyonunda ve kamuyaaçık bilgilerde açıkça belirtilmesini sağlamak amacıyla resmi belgelendirme dokümanlarında, kamuya açıkbilgilerde, işaretlerin kullanımı için verilen izinler vb.’de gerekli tüm değişiklikleri yapar.

MEYEM, belgelendirme kapsamının daraltılması kararını vermişse, belgelendirmenin eski durumuna getirilmesinin birşartı olarak daraltılmışbelge kapsamının müşteriye açık bir şekilde bildirimini yapar. Belgelendirme dokümantasyonu ve kamununbilgilendirmesinde açık bir şekilde belirtilmesinin sağlanması için resmi belgelendirme dokümanlarında,kamunun bilgilendirilmesinde, işaretlerin kullanım yetkileri vb.’de gerekli tüm değişiklikleri yapar.

HELAL AKREDİTESYON KURUMU yetkisi kapsamında Helal Sertifikası ve detaylı bilgi talepleriniz için lütfen helal belgelendirme ön başvurusu yapınız.

   Helal Belgelendirme Ön Başvurusu